Notice d'information générale

Le Service national d'information et de médiation dans le domaine des services pour personnes âgées (ci-après le « SIMPA »), créé par la loi du 23 août 2023 portant sur la qualité des services pour personnes âgées (ci-après la « Loi qualité »), est une administration placée sous l'autorité du ministre ayant la Famille dans ses attributions.

Le SIMPA a pour missions, tel que mentionné dans l'article 98 (1) de la Loi qualité :

1° la prévention des différends par le biais de la promotion de la communication entre les résidents de structures  d'hébergement pour personnes âgées ou les usagers de services pour personnes âgées et les organismes gestionnaires au sens de la présente loi;

2° l’information sur les droits et obligations des résidents ou usagers, de même que sur les droits et obligations correspondants des organismes gestionnaires ;

3° l’information :

a) sur le droit d’un organisme gestionnaire déterminé de prester des services ou sur toute restriction éventuelle à sa pratique ;

b) sur les normes à respecter dans les domaines des infrastructures et équipements, du personnel ainsi que des prestations et services ;

c) sur les obligations et orientations en matière de qualité et de sécurité des services, les dispositions sur la surveillance et la gestion de qualité des organismes gestionnaires ;

d) sur les règlements généraux, projets d’établissement et les droits et obligations résultant des contrats conclus entre les résidents ou usagers et les organismes gestionnaires ;

4° l’émission de recommandations aux organismes gestionnaires relatives à la mise en œuvre des droits et obligations des résidents ou usagers et des organismes gestionnaires, de même que relatives à la gestion des réclamations et différends ;

5° l’information sur l’organisation, le fonctionnement et les règles de procédure de la médiation dans le domaine des personnes âgées ;

6° la conduite, avec l’accord des parties, d’une mission de médiation dans un différend ayant pour objet la prestation d’un service pour personnes âgées ;

7° l’information et le conseil des résidents ou usagers au sujet des possibilités en matière de règlement de leur réclamation en l’absence de solution par la voie de la médiation ;

8° la transmission d’informations et, s’il y a lieu, de suggestions au ministre ayant la Famille dans ses attributions ainsi qu’à           l’Administration d’évaluation et de contrôle de l’assurance dépendance et à la Commission permanente pour le secteur des             personnes âgées.» (les « missions »).

La présente notice d’information est émise par le SIMPA pour vous informer sur les traitements de vos données à caractère personnel opérés dans le cadre de l’exécution de ses missions d’intérêt public tel qu’énumérées dans l’article 98 (1) de la Loi qualité.

Le SIMPA traite des données à caractère personnel vous concernant (les « données ») dans le cadre de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge. Les coordonnées , agissant en sa qualité de responsable du traitement, sont les suivantes :

Service national d’information et de médiation dans le domaine des services pour personnes âgées

Adresse : 11, rue Robert Stumper

 L-2557 Luxembourg

Grand-Duché de Luxembourg

Tél. : +352 247-76500

Adresse courriel : info@simpa.lu 

Pour toute question concernant le traitement de vos données par , veuillez contacter notre délégué à la protection des données :

 par courriel : dpo@simpa.lu 

Le SIMPA traite vos données aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public (article 6, (1), e) du règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « RGPD »)) et des obligations légales mises à sa charge par la législation applicable, et plus particulièrement par la Loi qualité. 

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   l’objet de la demande ;

o   la date et le numéro de la demande ;

o   l’historique des échanges ;

o   les statistiques ;

o   les autres données, le cas échant, en fonction des éléments transmis par vous dans votre demande : identité, coordonnées.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   l’accueil téléphonique et réponse aux courriels, adapté aux besoins des personnes âgées et de leur entourage ainsi que des professionnels du secteur ;

o   dans une minorité des cas, réorientation des demandes d’information reçues par voie électronique (info@simpa.lu), par voie postale et par téléphone ;

o   l’historisation des demandes et réponses apportées aux personnes concernées ;

o   la prise en compte des retours pour l’amélioration de la communication et analyse statistique des demandes traitées par le SIMPA.

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   les personnes concernées elles-mêmes.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   lorsque la demande concerne une autre entité juridique, elle est réorientée vers cette entité, l’expéditeur en étant également informé.

o    lorsque la demande concerne un autre agent interne, elle est réorientée vers cet agent, l’expéditeur en étant également informé.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   les dossiers créés suite à l'introduction d'une demande sont conservés durant dix (10) ans à dater de la clôture du dossier auquel elles se rapportent (sauf si un délai légal plus long s'applique ou s'il y a un risque de contentieux / contentieux en cours) ;

o   les coordonnées des demandeurs à l'origine de simples demandes d'informations sont conservées deux (2) ans à dater de la demande dans le fichier centralisé ;

o   les demandes qui ne concernent pas le SIMPA sont détruites immédiatement après avoir été prises en charge par la bonne entité. Un fichier reprenant la date du traitement et du renvoi vers la bonne entité est tenu à jour. Ce fichier est détruit à la fin de l'année civile.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   les données d'identification privées ou professionnelles (identité, fonction, adresse de contact pour recevoir les invitations) ;

o   les données relatives à la participation / inscription / intervention à l'évènement ;

o   les échanges en lien avec l'organisation de l'évènement ;

o   le consentement pour l'envoi de courrier électronique reprenant des informations sur les activités de le SIMPA ;

o   les photographies attestant de la présence à l’évènement.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   la gestion des événements organisés par le SIMPA à destination de son public (concertations, appels à contribution, enquêtes, réunions, ateliers, journées d’information, conférence) de ses « abonnés », et de son personnel ;

o   la gestion des invitations, des inscriptions, des participations et autres interventions ainsi que de l’organisation logistique des évènements ;

o   la constitution d’une liste de personnes à inviter (notamment parmi les personnalités publiques officielles - présidents, directeurs, membres du conseil des entités ayant un lien avec les activités du SIMPA et des parties prenantes) ainsi que parmi les personnes ayant consenti à être sur la liste pour recevoir les invitations ;

o   la définition de la stratégie de communication et des campagnes d’information et de sensibilisation externes et internes en concertation avec le ministère de tutelle ;

o   la gestion des relations publiques et relations presse avec approbation du ministère de tutelle ;

o   la prise de photographies lors de l’évènement pour publication dans la presse et illustration.

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   l’annuaire public pour les personnalités / relations publiques ;

o   les personnes inscrites / participants volontaires ;

o   les agents du SIMPA ou du ministère ainsi que les employés du prestataire de services éventuel.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   le Ministère de tutelle ;

o   si applicable, le prestataire en charge de l'organisation ;

o   la presse (pour les photographies de l'évènement et les relations publiques) ;

o   le Centre des technologies de l'information de l'Etat (CTIE) en sa qualité de sous-traitant.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   l’inscription et l’intervention (ex : orateurs) : six (6) mois à dater de la fin de l'évènement sauf pour les données de contact des personnes à réinviter. Ces données sont conservées pendant une durée plus longue (dix (10) ans). Les données sont régulièrement vérifiées et leur conservation réévaluée. Les supports d'intervention sont conservés et publiés avec l'accord de l'orateur ;

o   les courriers électroniques de diffusion des rapports : trois (3) mois à dater de la fin de l'évènement ;

o   les photographies de l'évènement / articles de presse / publications officielles : versement aux ANLux des photographies officiellement conservées pour illustrer les rapports / publications officielles / articles de presse / site internet. Pour les autres, destruction dès que la sélection des photos à utiliser est opérée.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   les données relatives aux logs (données de connexion, date et heure de l’action sur le site web) ;

o   les données relatives à la navigation sur les sites web (horodatage, adresse IP des usagers, données techniques relatives à l'équipement et au navigateur utilisés par les usagers, cookies) ;

o   les statistiques d’activité et d’audience des sites web et d’utilisation des services en ligne proposés par le SIMPA.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   la préparation et la publication de contenus pour l'espace SIMPA :

• les explications sur les missions et les valeurs du SIMPA et présentation des coordonnées professionnelles des agents du SIMPA (identité, expertise, coordonnées professionnelles) ;
• le recueil de législation ;
• le cas échéant, actualités, communiqués de presse, présentation des conférences de presse, vidéos, photographies ;
• canal de communication permettant aux personnes concernées de contacter le SIMPA via le formulaire de contact automatisé disponible sur le site internet.

o   l’administration du site internet et journalisation des actions ;

o   les statistiques d’audience.

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   les personnes concernées elles-mêmes.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   les prestataires de services et sous-traitants réalisant un traitement de données pour le compte du SIMPA ;

o   le Centre des technologies de l'information de l'Etat (CTIE) en sa qualité de sous-traitant pour l’hébergement et la maintenance du site internet.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   les données en lien avec la présentation des membres du SIMPA (Qui sommes-nous ?) sont mises à jour dès qu'un changement est opéré (fin de mandat, démission, départ, remplacement, etc.). Les données obsolètes sont supprimées du site internet et sont conservées par ailleurs pour d'autres finalités (ex : ressources humaines) ;

o   les données des journaux (logs) sont conservées six (6) mois ;

o   les données nécessaires à la production de statistiques d'audience et d'utilisation des services en ligne sont conservées le temps nécessaire dans un format ne permettant pas l'identification des personnes par leur adresse IP.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   les données d’identification ;

o   les coordonnées ;

o   les domaines d’expertise et la vie professionnelle ;

o   les échanges liés aux prestations.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   le suivi de la conclusion des conventions de partenariat / de sous-traitance / de services

o   la vérification du respect par les partenaires / sous-traitants / prestataires de services ainsi que leurs agents des exigences découlant de la réglementation nationale et internationale ;

o   la gestion des commandes avec les prestataires externes / partenaires / fournisseurs (commande, paiement, suivi des prestations) et suivi comptable et financier ;

o   la supervision et le contrôle du respect des obligations contractuelles / réglementaires (notamment les personnes travaillant pour les partenaires / fournisseurs / prestataires de services ;

o   la gestion du contentieux ;

o   la production de statistiques et traitement ultérieur de données à des fins compatibles, en particulier à des fins archivistiques dans l'intérêt public (notamment conformément aux dispositions de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage publique).

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   les personnes concernées pour la mise en place de la convention et son suivi.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   le service finances et budget du ministère de tutelle et le Ministère des Finances.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   les données sont détruites dès lors que le partenaire n’est pas retenu pour la signature d’une convention.

o   en cas de signature d’une convention, celle-ci est conservée durant la durée de la relation contractuelle et est conservée durant dix (10) ans à dater de la fin de la convention (article 2262 du code civil) puis, le cas échéant, transférée aux ANLux.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   les données d'identification ;

o   les coordonnées ;

o   le RIB ;

o   les données financières et comptables ;

o   les justificatifs.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   la gestion de l’exécution financière des dépenses du SIMPA ;

o   l’élaboration et suivi du budget ;

o   le suivi administratif des contrats et marchés (achats) ;

o   la gestion d’une base fournisseurs ;

o   la gestion de l’éventuel contentieux.

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   les données sont recueillies à partir du formulaire de demande de remboursement des frais de mission, de la contractualisation dans les cadres des achats, du sourcing et de la facturation.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

en fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• les agents autorisés du SIMPA ;
• les agents autorisés du ministère de tutelle ;
• le ministère de la Mobilité et des Travaux publics ;
• le CGPO ;
• la comptabilité de l’Etat / trésorerie de l’Etat (ministère des finances) ;
•  la Direction du contrôle financier ;
• l’Inspection générale des finances ;
• la Cour des comptes ;
• l’auditeurs financiers désignés.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   les données sont détruites dès lors que le partenaire n’est pas retenu pour la signature d’une convention.

o   en cas de signature d’une convention, celle-ci est conservée durant la durée de la relation contractuelle et est conservée durant dix (10) ans à dater de la fin de la convention (article 2262 du code civil) puis, le cas échéant, transférée aux ANLux.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes :

o   les données d'indentification (nom, prénom, matricule, date de naissance, résidence, statut familial, nationalité etc.) ;

o   les informations figurant dans le curriculum vitae ;

o   les courriers et courriels transmis par les candidats ;

o   les dates d'entretiens ;

o   les suites données à la candidature ;

o   le type et durée de carrière proposée ;

o   l’évaluation et résultats aux tests auxquels le candidat est soumis durant la phase de recrutement.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   analyse et tri des candidatures adressées au SIMPA ;

o   organisation des entretiens d’embauche ;

o   information des candidats quant à la décision finale ;

o   le cas échéant, conservation du CV dans une réserve de recrutement moyennant accord du candidat non retenu ; 

o   le cas échéant, la gestion du contentieux ;

o   traitement ultérieur de données à des fins compatibles, en particulier à des fins archivistiques dans l'intérêt public (conformément aux dispositions de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage publique) et préparation, diffusion et publication de statistiques.

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   les personnes concernées elles-mêmes ;

o   les agents en charge du recrutement ;

o   l'administration d'origine, en cas de transfert de l'agent.

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   les personnes concernées elles-mêmes ;

o   les agents en charge du recrutement et chef d'administration ;

o   la hiérarchie de l'agent concerné ou du candidat à l'emploi ou au stage ;

o   le ministère de tutelle pour les coordonnées du candidat retenu ;

o   le Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État ;

o   l'administration d'origine, en cas de transfert de l'agent.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   pour le candidat retenu à un poste : conservation des données nécessaires à la composition du dossier personnel de l'agent ;

o   pour les candidatures non retenues :

• les documents conservés sur l'appli du CGPO sont fermés à l'accès dès que le candidat final est retenu ;
• destruction six (6) mois après la clôture du recrutement ;
• le cas échéant, moyennant accord du candidat : conservation du CV en archives deux (2) ans en cas de réserve de recrutement.

Les catégories de données traitées

Le SIMPA collecte et utilise vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à ses activités.

Le SIMPA traite les catégories de données suivantes et plus particulièrement pour :

o   le traitement des données à des fins d’information et de conseil :

• les données d'identification de la personne concernée (nom, prénom, coordonnées postales ou électroniques, numéro de téléphone) ;
• les données transmises par la personne concernée pour étayer sa demande (cela peut passer par une simple question ou par la transmission, en fichier joint, d'un dossier complet) ;
• le cas échéant, le mandat écrit du résident, de l'usager, du représentant légal ou de la personne de contact définie dans le dossier individuel.

o   le traitement des données à des fins de gestion des réclamations et différends et, le cas échéant, de médiation :

• les données d'identification de la personne concernée (nom, prénom, coordonnées postales ou électroniques, numéro de téléphone) ;
• les données transmises par la personne concernée pour étayer sa demande (cela peut passer par une simple question ou par la transmission, en fichier joint, d'un dossier complet) ;
• le cas échéant, le mandat écrit du résident, de l'usager, du représentant légal ou de la personne de contact définie dans le dossier individuel.

o   le traitement des données à des fins de prévention, de conseil, d’élaboration de statistiques ainsi que du rapport annuel, d’évaluation et de recommandations au Ministère de tutelle :

• les données pseudonymisées ou agrégées.

Les finalités du traitement

Les finalités du traitement auxquelles sont destinées vos données sont les suivantes :

o   le traitement des données à des fins d’information et de conseil :

• répondre aux missions légales de conseil et d’information du SIMPA dans le domaine des services pour personnes âgées ;
• répondre aux demandes des personnes concernées ;
• conseiller utilement les personnes concernées grâce à la collecte des informations utiles auprès de la personne elle-même ainsi qu’auprès des organismes de sécurité sociale concernées ou de toute autre administration autorisée.
• documentation des demandes traitées par la création d’un dossier sur le serveur interne ;
• établir des statistiques sur le nombre de demande et les sujets récurrents.

o   le traitement des données à des fins de gestion des réclamations et différends et, le cas échéant, de médiation :

• répondre aux missions légales du SIMPA en lien avec la gestion des réclamations et des différends du SIMPA dans le domaine des services pour personnes âgées (articles 98 et suivants de la Loi qualité) par :
  • l'émission de recommandations aux organismes gestionnaires relatives à la mise en œuvre des droits et obligations des résidents ou usagers et des organismes gestionnaires, de même que relatives à la gestion des réclamations et différends (article 98 (1), 4° de la Loi qualité) ;
  • l'information sur l'organisation, le fonctionnement et les règles de procédure de la médiation dans le domaine des personnes âgées (article 98 (1), 5° de la Loi qualité) ;
  • la conduite, avec l'accord des parties, d'une mission de médiation dans un différend ayant pour objet la prestation d'un service pour personnes âgées (article 98 (1), 6° de la Loi qualité) ;
  • l'information et le conseil des résidents ou usagers au sujet des possibilités en matière de règlement de leur réclamation en l'absence de solution par la voie de la médiation (article 98 (1), 7° de la Loi qualité) ;
  • la transmission d'informations et, s'il y a lieu, de suggestions au ministre ayant la Famille dans ses attributions ainsi qu'à l'Administration d'évaluation et de contrôle de l'assurance dépendance et à la Commission permanente pour le secteur des personnes âgées (article 98 (1), 8° de la Loi qualité).
• répondre aux saisines des personnes autorisées à saisir le SIMPA dans le cadre de la conduite d’une médiation ;
• tenter de concilier les parties hors présence des avocats ou autres acteurs avant l’ouverture d’une médiation par une rencontre informelle d’échange et de discussion ;
• sur demande, procéder à des séances de médiation des parties à un différend ayant pour objet la prestation de services pour personnes âgées et entendre les parties ainsi que les personnes autorisées à les assister et le cas échéant arriver à un accord partiel ou total de médiation contenant les engagements précis pris par chacune des parties ou, à défaut d’accord, informer les personnes sur leurs droits et leurs obligations et responsabilités ;
• conserver les traces des médiations durant le temps nécessaire par la documentation des demandes traitées par la création d’un dossier sur le serveur interne et renvoi, le cas échéant, vers le service de médiation.
• convoquer les personnes impliquées dans la médiation ;
• établir des statistiques sur le nombre de demande et les sujets récurrents.

o   le traitement des données à des fins de prévention, de conseil, d’élaboration de statistiques ainsi que du rapport annuel, d’évaluation et de recommandations au Ministère de tutelle :

• répondre aux missions légales dévolues à le SIMPA (article 98 (5) de la Loi qualité) ;
• établir, publier et diffuser les rapports requis par la Loi qualité et plus particulièrement :
  • établir annuellement son rapport d'activités et ses recommandations au ministère de tutelle suite aux difficultés éventuellement rencontrées ;
  • collecter les preuves nécessaires à la réalisation des études et rapports statistiques.
• transmettre des informations et, s’il y a lieu, de suggestions au ministre ayant la Famille dans ses attributions ainsi qu’à l’Administration d’évaluation et de contrôle de l’assurance dépendance et à la Commission permanente pour le secteur des personnes âgées (article 98 (1), 8° de la Loi qualité).
• dresser la liste des recommandations à destination des organismes gestionnaires (article 98 (1), 4° de la Loi qualité).

Les sources des données traitées

Les données traitées par proviennent des sources suivantes :

o   le traitement des données à des fins d’information et de conseil :

• le résident/ l'usager ou respectivement son représentant légal ;
• une personne de contact définie dans le dossier individuel ;
• l'ayant-droit (après le décès du résident ou de l'usager) ;
• tout organisme gestionnaire dans le cadre d'un différend ayant pour objet la prestation d'un service pour personnes âgées ;
• l'organisme de sécurité sociale ou d'autres administrations contactées sur mandat écrit du résident, de l'usager, du représentant légal ou de la personne de contact définie dans le dossier individuel, le service national d'information et de médiation dans le domaine des services pour personnes âgées est en droit d'obtenir communication de tous les éléments pertinents en rapport avec le traitement du dossier dont il a été saisi (article 99 (2) de la Loi qualité).

o   le traitement des données à des fins de gestion des réclamations et différends et, le cas échéant, de médiation :

• le résident/ l'usager ou respectivement son représentant légal ;
• une personne de contact définie dans le dossier individuel ;
• l'ayant-droit (après le décès du résident ou de l'usager) ;
• tout organisme gestionnaire dans le cadre d'un différend ayant pour objet la prestation d'un service pour personnes âgées ;
• l'organisme de sécurité sociale ou d'autres administrations contactées sur mandat écrit du résident, de l'usager, du représentant légal ou de la personne de contact définie dans le dossier individuel, le service national d'information et de médiation dans le domaine des services pour personnes âgées est en droit d'obtenir communication de tous les éléments pertinents en rapport avec le traitement du dossier dont il a été saisi (article 99 (2) de la Loi qualité).

o   Le traitement des données à des fins de prévention, de conseil, d’élaboration de statistiques ainsi que du rapport annuel, d’évaluation et de recommandations au Ministère de tutelle :

• les détenteurs de données et plus particulièrement :
  • les personnes elles-mêmes lorsqu’elles ont été en contact avec le SIMPA ;
  • sources publiques (données statistiques disponibles) ;
  • sur mandat écrit du résident, de l’usager, du représentant légal ou de la personne de contact définie dans le dossier individuel, le service national d’information et de médiation dans le domaine des services pour personnes âgées est en droit d’obtenir communication de tous les éléments pertinents en rapport avec le traitement du dossier dont il a été saisi. Il peut prendre tous renseignements utiles auprès des organismes de sécurité sociale ou d’autres administrations (article 99 (2) de la Loi qualité).

Les destinataires des données traitées

Dans l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et des obligations légales mises à sa charge, transmet vos données aux catégories de destinataires suivantes :

o   le traitement des données à des fins d’information et de conseil :

• le ministère de tutelle conformément à l'article 98 (1), 8° de la Loi qualité.
• l'administration d'évaluation et de contrôle de l'assurance dépendance à l'article 98 (1), 8° de la Loi qualité ;
• le CTIE en sa qualité de sous-traitant ;

o   le traitement des données à des fins de gestion des réclamations et différends et, le cas échéant, de médiation :

• l'administration d'évaluation et de contrôle de l'assurance dépendance à l'article 98 (1), 8° de la Loi qualité ;
• l'organisme gestionnaire.

o   le traitement des données à des fins de prévention, de conseil, d’élaboration de statistiques ainsi que du rapport annuel, d’évaluation et de recommandations au Ministère de tutelle :

• le ministère de tutelle conformément à l'article 98 (1), 8° de la Loi qualité.
• l'administration d'évaluation et de contrôle de l'assurance dépendance à l'article 98 (1), 8° de la Loi qualité ;
• le CTIE en sa qualité de sous-traitant.

La communication des données s’effectue dans le respect de la législation applicable, en ce compris le respect du principe de minimisation figurant à l’article 5 1. c) RGPD et le respect du secret professionnel.

La durée de conservation

Le SIMPA conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels il les a recueillies, pendant la période définie par les exigences opérationnelles et pour une durée lui permettant de se conformer aux obligations légales.

Vos données sont conservées pour les durées maximales ci-après :

o   le traitement des données à des fins d’information et de conseil :

• les demandes et réponses, ainsi que toutes les pièces liées au dossier, sont conservées durant dix (10) ans à dater de la date de la dernière réponse apportée à la personne concernée.

o   le traitement des données à des fins de gestion des réclamations et différends et, le cas échéant, de médiation :

• les dossiers liés à la gestion d’un différent, ainsi que toutes les pièces liées au dossier, sont conservées durant dix (10) ans à dater de la date de la dernière réponse apportée à la personne concernée. Les informations doivent être supprimées ou anonymisées à la fin du processus, sauf indication contraire pour des suivis spécifiques.

o   le traitement des données à des fins de prévention, de conseil, d’élaboration de statistiques ainsi que du rapport annuel, d’évaluation et de recommandations au Ministère de tutelle :

• les données sont conservées durant dix (10) ans.

Vos données sont en principe traitées au sein de l’espace économique européen. Le SIMPA peut toutefois être amené à transférer vos données vers un pays tiers (c’est-à-dire ne faisant pas partie de l’espace économique européen). Les transferts de données sont opérés dans le respect des conditions prévues au chapitre V du règlement (UE) 2016/679. Plus de renseignements quant aux éventuels transferts internationaux de vos données peuvent être obtenus auprès de notre délégué à la protection des données. 

Vous disposez des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 22) du règlement (UE) 2016/679. Vous pouvez ainsi, dans les limites de la législation applicable, accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15), obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16) et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 dudit règlement.

Vous avez également, dans les limites de la législation applicable, le droit de vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du règlement (UE) 2016/679.

Vous disposez aussi, dans certains cas de figure, d’un droit à la limitation du traitement de vos données (article 18).

Toute communication relative à une demande d’information, concernant une réclamation ou quant à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 est à adresser au délégué à la protection des données .

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que le traitement de vos données effectué par constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 ou que vos droits prévues par ledit règlement ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des données, à savoir au Luxembourg la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) (https://cnpd.public.lu ; 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux ; Tél. : (+352) 26 10 60-1).